Surat & E-Mel

Templat Surat Perniagaan Profesional

Ahli perniagaan menandatangani surat

••• Imej Nick Correia / arabianEye / Getty

Isi kandunganKembangkanIsi kandungan

Surat perniagaan ialah a surat menyurat profesional . Jika anda menulis surat lamaran, surat cadangan , atau Nota terima kasih , anda perlu mengikuti konvensyen rasmi surat perniagaan.

Mematuhi garis panduan ini adalah penting kerana ia menunjukkan bahawa anda mengambil serius surat-menyurat. Selain itu, ia memastikan bahawa penerima surat boleh menumpukan pada mesej anda (dan bukan pada ketidakkonsistenan pemformatan, kesilapan menaip atau sebarang ralat kecil tetapi mengganggu tumpuan lain).

Sebelum anda menulis—atau memuktamadkan—surat perniagaan anda yang seterusnya, luangkan sedikit masa untuk menyemak cara memformat surat , daripada pilihan fon kepada gaya, bersama-sama dengan maklumat tentang sapaan dan tanda keluar yang sesuai digunakan.

Jenis Format untuk Surat Perniagaan

Terdapat tiga format asas yang digunakan dalam surat perniagaan:

  • Format blok : Dalam gaya ini, semua teks dibiarkan berasas. Langkau satu baris antara setiap bahagian.
  • Format blok yang diubah suai: Kebanyakan kandungan dibiarkan dibenarkan dalam gaya ini, sama seperti dalam huruf format blok. Berikut ialah pengecualian: untuk maklumat hubungan anda dan penutupan percuma, tab ke bahagian tengah halaman dan tulis maklumat anda di sana.
  • Format separa blok: Juga kadangkala dirujuk sebagai format blok diinden, gaya ini adalah sama dengan format blok yang diubah suai kecuali setiap perenggan diinden.

Mana-mana gaya ini boleh diterima untuk digunakan dalam surat perniagaan, tetapi memandangkan peraturan untuk format blok sangat jelas, ini mungkin pilihan yang paling mudah untuk dipilih.

Banyak program pemprosesan perkataan akan mempunyai templat yang akan memudahkan anda memformat surat dengan sewajarnya.

Manfaatkan templat ini supaya anda boleh fokus pada kandungan surat anda dan bukannya pemformatan. Mana-mana format yang anda pilih, pastikan untuk menjarakkan satu huruf dan langkau ruang antara setiap perenggan dan bahagian.

Cara Memformat dan Menulis Surat

Penampilan penting! Surat perniagaan ialah surat-menyurat profesional, tetapi ia tidak akan dianggap seperti itu jika anda memilih fon yang aneh atau mempunyai banyak kesilapan menaip. Berikut adalah beberapa garis panduan untuk diikuti:

  • Pilih satu fon yang sesuai dan saiz fon . Intinya di sini ialah anda mahukan fon setiap hari dan tidak biasa (seperti Times New Roman, Calibri atau Arial) yang tidak menonjol. Fon lalai dalam program pemprosesan perkataan anda mungkin merupakan pilihan yang boleh diterima.
  • Elakkan bahasa santai atau slanga . Ini adalah surat rasmi, jadi anda perlu menggunakan bahasa yang lebih formal.
  • Elakkan kesilapan taip dan tatabahasa oleh membaca pruf berhati-hati.
  • Jika anda mencetak surat itu, pertimbangkan untuk memilih kertas berkualiti tinggi . Apa sahaja kertas yang anda pilih, lipat surat itu dengan teliti sebelum meletakkannya di dalam sampul surat. Jika boleh, taip alamat penerima pada sampul surat; jika tidak boleh, gunakan tulisan tangan anda yang paling kemas.

Perkara yang Perlu Disertakan dalam Setiap Bahagian Surat

Maklumat perhubungan

Sertakan anda Maklumat perhubungan dalam susunan berikut:

Nama awak
Alamat anda
Bandar, Poskod Negeri
Nombor telefon anda
Alamat E-mel Anda

Jika anda menggunakan kepala surat peribadi yang mengandungi maklumat ini, tinggalkan bahagian ini.

Tarikh: Di Amerika Syarikat, format untuk menulis tarikh ialah bulan, tarikh dan tahun, contohnya, 3 Mac 2020 . Jangan singkatkan bulan.

Maklumat Hubungan Penerima: Sertakan maklumat hubungan untuk orang yang anda tulis. Jika anda tidak mempunyai nama tertentu, tinggalkan nama itu.

nama
Tajuk
Syarikat
Alamat
Bandar, Poskod Negeri

salam: Mulakan surat dengan salam, seperti 'Sayang,' diikuti dengan tajuk dan nama. Lihat lebih banyak contoh sapaan yang sesuai digunakan dalam surat perniagaan serta nasihat tentang perkara yang perlu dilakukan jika anda tidak mempunyai orang yang boleh dihubungi. Ikut nama orang itu dengan titik bertindih.

Tuan/Puan yang dihormati Nama terakhir:

Badan Surat Perniagaan

Pastikan surat anda ringkas dan fokus supaya tujuannya jelas.

  • Perenggan pertama surat perniagaan anda harus memberikan pengenalan kepada mengapa anda menulis.
  • Dalam perenggan berikut, berikan lebih banyak maklumat dan butiran tentang permintaan anda.
  • Perenggan akhir harus mengulangi sebab anda menulis dan berterima kasih kepada pembaca kerana menyemak permintaan anda.

Ruang satu huruf anda dan wajarkan surat anda di sebelah kiri. Tinggalkan baris kosong di antara setiap perenggan.

Penutupan Percuma :

Dengan hormatnya,

Tandatangan

Tandatangan Tulisan Tangan (untuk surat yang dihantar)

Tandatangan Ditaip

Templat Surat Perniagaan

Ini adalah contoh surat perniagaan profesional. Muat turun templat surat perniagaan profesional (serasi dengan Google Docs dan Word Online) atau lihat di bawah untuk mendapatkan lebih banyak contoh.

Tangkapan skrin contoh surat perniagaan profesional

TheBalance 2018

Muat turun Templat Word

Contoh Surat Perniagaan (Versi Teks)

Joan Lau
123 Jalan Utama
Anytown, CA 12345
555-555-5555
joan.lau@myemail.com

1 Mac 2020

Steven Kramer
Pengarah, Sumber Manusia
Kelengkapan Pejabat Acme
123 Business Rd.
Business City, NY 54321

Encik Kramer yang dihormati,

Saya menulis hari ini untuk menjemput anda atau wakil lain daripada syarikat anda untuk berucap di Persidangan Perniagaan Metropolitan tahunan, yang akan diadakan di Hotel Cawangan Utara, 15 - 18 September 2020.

Tema persidangan kami yang akan datang ialah mencari dan mengambil pekerja yang sesuai dengan budaya syarikat. Dengan pertumbuhan yang syarikat anda telah lihat dalam tempoh lima tahun yang lalu, saya percaya anda akan mempunyai banyak untuk ditawarkan kepada khalayak kami.

Sebagai sebahagian daripada pakej penceramah, kami menawarkan honorarium sederhana dan meja untuk enam orang pada makan malam Sabtu malam.

Jika anda mempunyai sebarang soalan atau ingin mengetahui lebih lanjut tentang peluang bercakap, sila beritahu saya. Nombor telefon bimbit saya ialah 555-555-5555, dan e-mel saya ialah joan.lau@myemail.com.

Saya berharap untuk mendengar daripada anda. Terima kasih untuk pertimbangan anda.

Yang ikhlas,

Tandatangan anda (surat salinan keras)

Joan Lau

Kembangkan

Lagi Templat dan Contoh

Terharu dengan semua langkah yang terlibat dalam memformat surat-menyurat surat perniagaan? Templat boleh membantu. Templat surat Microsoft tersedia sebagai muat turun percuma untuk pengguna Microsoft Word atau tersedia dalam program Word anda. Anda boleh menggunakan templat ini untuk mencipta pelbagai surat perniagaan dan pekerjaan.

Jika anda tidak pasti apa yang hendak ditulis dalam badan surat perniagaan, semak perkara ini contoh surat pencarian kerja dan pekerjaan untuk inspirasi.

Sumber Artikel

  1. Universiti Purdue. ' Menulis Surat Perniagaan Asas .' Diakses pada 28 April 2020.

  2. Universiti Purdue. ' Menulis Surat Perniagaan Asas .' Diakses pada 18 Mac 2020.