Pencarian Kerja

Cara Menulis Surat Rujukan (Dengan Contoh)

Isi kandunganKembangkanIsi kandungan Ilustrasi ini menampilkan petua untuk menulis surat rujukan, termasuk

Ellen Lindner / The Balance



Pada satu ketika dalam kerjaya anda, anda mungkin akan diminta untuk memberikan surat rujukan untuk pekerja, rakan atau seseorang yang pernah bekerja dengan anda. Apabila tiba masanya, adalah penting untuk mengetahui cara menulis yang berkesan surat cadangan (juga dikenali sebagai surat rujukan).

Sokongan anda mungkin membuat semua perbezaan. Surat cadangan yang baik boleh membantu kenalan anda mencapai impian mereka; yang buruk adalah lebih teruk daripada tiada cadangan sama sekali.

Apakah itu Surat Rujukan?

KEPADA surat rujukan ialah pengesahan positif kemahiran dan sifat seseorang, yang ditulis oleh seseorang yang biasa dengan kerja, watak dan pencapaian mereka. Surat rujukan diperlukan semasa memohon pekerjaan, latihan amali, jawatan sukarelawan, kolej, dan program sekolah siswazah.

Surat rujukan menerangkan sebab pembaca perlu memilih calon, dan perkara yang melayakkan mereka untuk peluang yang mereka mohon. Surat boleh diminta oleh organisasi yang sedang mempertimbangkan individu untuk bekerja atau diterima di institusi, atau ia mungkin ditawarkan oleh pencari kerja atau pemohon.

Jenis Surat Rujukan

Rujukan Profesional

KEPADA surat rujukan profesional biasanya ditulis oleh a penyelia , rakan sekerja, pelanggan, guru atau profesor yang mengetahui pencapaian mereka dalam persekitaran jenis kerja.Ia biasanya termasuk perihalan kedudukan dan tanggungjawab mereka, tempoh masa mereka di syarikat, dan kebolehan, kelayakan dan sumbangan mereka kepada organisasi.

Watak/Rujukan Peribadi

Watak atau surat rujukan peribadi boleh ditulis oleh rakan keluarga, mentor atau jiran yang boleh membuktikan ciri-ciri yang akan menjadikan mereka calon yang baik untuk jawatan yang mereka cari.ini jenis surat menerangkan bagaimana penulis mengenali mereka dan membincangkan sifat peribadi mereka seperti yang akan mereka gunakan dalam suasana pekerjaan.

Rujukan Akademik

An rujukan akademik ditulis oleh seorang guru, profesor atau penasihat. Rujukan jenis ini membincangkan latar belakang pendidikan dan pencapaian akademik calon.

Sebelum Menulis Surat Rujukan

Sebelum bersetuju untuk menulis surat itu, pastikan anda merasakan bahawa anda boleh menulis surat rujukan positif untuk orang ini. Jika anda tidak mengenali orang itu dengan baik atau tidak fikir anda boleh bercakap tinggi tentang kemahiran atau kebolehan orang itu, tidak mengapa menolak permintaan untuk cadangan . Anda boleh menjadi samar-samar apabila anda menolak permintaan itu, hanya dengan mengatakan, saya tidak rasa saya akan menjadi orang yang terbaik untuk menulis kepada anda cadangan . Jika boleh, cadangkan orang lain yang mungkin mereka tanya.

Adalah lebih baik untuk mengatakan tidak kepada menulis cadangan daripada menulis a rujukan negatif untuk orang itu.

Minta Maklumat untuk Surat

Adalah idea yang baik untuk meminta orang itu mendapatkan salinan mereka resume atau CV, walaupun anda sudah lama mengenalinya. Mereka mungkin mempunyai pentauliahan atau pencapaian baharu yang patut ditonjolkan, dan anda harus memberikan maklumat terkini sebanyak mungkin. Ini juga akan membantu memberi anda garis panduan untuk digunakan semasa mengarang surat.

Jika surat rujukan adalah untuk peluang pekerjaan tertentu, minta juga salinannya pengeposan kerja . Begitu juga, jika surat rujukan adalah untuk sekolah atau program tertentu, minta sedikit maklumat tentang sekolah. Lebih banyak maklumat yang anda ada, lebih mudah untuk menulis surat.

Bersama dengan meminta maklumat tentang calon, dapatkan semua maklumat yang anda perlukan tentang cara menghantar surat. Tanya kepada siapa anda harus menghantar surat itu, bila tarikh akhir, dan format surat yang harus dimasukkan. Selain itu, tanyakan sama ada terdapat sebarang butiran yang pihak sekolah atau majikan mahu anda sertakan dalam surat anda.

Perkara yang Perlu Disertakan dalam Surat Rujukan

Melainkan calon memberikan anda borang untuk tulis cadangan anda , berikutan yang betul format surat perniagaan adalah sesuai. Ini termasuk menyenaraikan maklumat hubungan anda, tarikh dan maklumat hubungan untuk orang yang menerima surat anda (biasanya, pengurus pengambilan pekerja) di bahagian atas surat.

Walau bagaimanapun, jika anda menghantar e-mel surat ini, anda tidak perlu memasukkan sebarang maklumat hubungan atau tarikh di bahagian atas surat. Sebaliknya, senaraikan maklumat hubungan anda selepas anda tandatangan e-mel . Surat e-mel rujukan juga harus mempunyai jelas, ringkas baris subjek yang menyenaraikan nama calon, pekerjaan yang mereka mohon (jika berkenaan), dan tujuan surat itu. Sebagai contoh, baris subjek mungkin berbunyi: 'Pengesyoran untuk Nama Akhir Nama Pertama - Pekerjaan Pembantu Sumber Manusia.'

Cara Menulis Surat Rujukan

Untuk mendapatkan idea tentang apa yang hendak ditulis dan bagaimana surat anda harus dibaca , berikut adalah beberapa garis panduan umum untuk dipertimbangkan sebelum menulis surat anda.

salam

Mulakan surat anda dengan 'Tuan/Cik yang dihormati. Nama terakhir.' Jika anda tidak tahu nama keluarga majikan, tulis sahaja, 'Pengurus Pengambilan yang dihormati.' Jika calon memohon untuk program akademik, anda boleh menulis 'Jawatankuasa Kemasukan yang dihormati.' Jika anda menulis surat am, anda boleh menulis kepada ' Sesiapa yang berkenaan ' atau hanya mulakan surat anda dengan perenggan pertama.

Perenggan Pertama

Perenggan pertama surat rujukan menerangkan hubungan anda dengan orang yang anda cadangkan, termasuk cara anda mengenali mereka, berapa lama anda mengenali mereka dan sebab anda layak untuk menulis surat rujukan bagi pihak mereka. Pastikan anda memasukkan nama syarikat, pekerjaan, sekolah atau peluang yang dipohon oleh orang itu. Sebagai contoh, 'Saya telah menjadi penyelia James Smith di Syarikat XYZ selama lima tahun yang lalu. Saya berbesar hati untuk mengesyorkan beliau untuk jawatan ketua akauntan di Syarikat ABC.'

Perenggan Kedua (dan Ketiga, dan Keempat)

Perenggan tengah surat rujukan mengandungi maklumat tentang orang yang anda tulis, termasuk sebab mereka layak, dan perkara yang boleh mereka sumbangkan. Jika perlu, gunakan lebih daripada satu perenggan untuk memberikan butiran. Jadi khusus dan kongsi contoh mengapa orang ini adalah calon yang layak. Jika anda boleh, kaitkan contoh tertentu di mana anda memerhatikan orang itu berjaya menggunakan kemahiran yang diperlukan untuk jawatan itu. Cuba huraikan kualiti dan kemahiran yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu , sekolah atau peluang.Sebagai contoh, jika seseorang itu memohon pekerjaan sebagai pengurus, fokus pada kepimpinan orang itu dan kemahiran komunikasi .

Surat Penutup

Dalam perenggan penutup, tawarkan untuk memberikan maklumat lanjut dan sertakan maklumat hubungan anda (telefon dan e-mel), supaya anda bersedia untuk memberikan cadangan lisan atau menjawab soalan lanjut jika perlu. Anda juga mungkin mengulangi bahawa anda mengesyorkan orang ini dengan sepenuh hati atau tanpa sebarang keraguan.

Tandatangan

Tamatkan surat itu dengan tandatangan anda, tulisan tangan, diikuti dengan nama yang anda taip. Jika ini adalah e-mel, masukkan sahaja nama anda yang ditaip, diikuti dengan maklumat hubungan anda.

Panjang Surat, Format dan Fon

Gaya surat rujukan anda hampir sama pentingnya dengan kandungan surat tersebut. Berikut ialah beberapa petua tentang berapa lama surat anda sepatutnya dan cara memformatnya.

  • Panjang: Surat syor hendaklah lebih daripada satu atau dua perenggan; surat pendek ini mencadangkan anda sama ada tidak mengenali orang itu dengan baik atau tidak menyokongnya sepenuhnya. Walau bagaimanapun, anda ingin memastikan surat itu ringkas dan fokus pada beberapa perkara penting, jadi elakkan menulis lebih daripada satu halaman. Tiga atau empat perenggan yang menerangkan cara anda mengenali orang itu dan sebab anda mengesyorkan mereka adalah panjang yang sesuai.
  • Format: Surat pengesyoran hendaklah berselang satu dengan ruang antara setiap perenggan. Gunakan kira-kira 1' jidar untuk bahagian atas, bawah, kiri dan kanan halaman, dan sejajarkan teks anda ke kiri (penjajaran untuk kebanyakan dokumen).
  • Buat: Gunakan a fon tradisional seperti Times New Roman, Arial atau Calibri. Saiz fon hendaklah antara 10 dan 12 mata, supaya ia mudah dibaca. Melaraskan saiz fon ialah cara yang baik untuk menyimpan surat anda pada satu halaman.

Teliti surat anda sebelum menghantarnya. Anda boleh meminta orang lain mengedit surat itu, tetapi menyembunyikan nama calon untuk mengekalkan privasi mereka.

Contoh Surat Rujukan

Anda boleh menggunakan contoh surat rujukan ini sebagai model. Muat turun templat (serasi dengan Dokumen Google dan Word Dalam Talian), atau baca versi teks di bawah.

contoh surat rujukan

@ Baki 2020

Muat turun Templat Word

Melissa Bradley
123 Business Rd.
Business City, NY 54321
555-555-5555
melissa@abmedia.com

9 Julai 2020

Jim Lee
Sumber Manusia
Sabre Marketing & PR
321 Business Ave.
Business City, NY 12345

Encik Lee yang dihormati,

Saya sangat teruja untuk mengesyorkan Sarah Jones untuk jawatan pengurus pemasaran digital di Sabre Marketing & PR. Sebagai pengarah pemasaran di A & B Media, saya berbesar hati bekerja sebagai penyelia Sarah semasa dia bekerja di sini sebagai rakan pemasaran. ​Bertanggungjawab, menepati masa dan sangat cemerlang, ​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​ Sarah, Sarah merupakan antara bakat terbaik yang terbaik di A&B Media​, Sarah, Sarah, dan saya benar-benar menyokong kelayakannya serta set kemahirannya.

Saya terus kagum dengan pengetahuan yang dia bawa ke meja dan dedikasinya untuk kekal di atas yang terkini dalam bidang ini. Sarah menggabungkan kemahiran analisis yang tajam dengan intuisi yang kuat, dan saya sentiasa tahu saya boleh bergantung padanya untuk memenuhi tarikh akhir dan melebihi jangkaan kami. Sepanjang dua tahun bersama kami, dia mencapai pelbagai pencapaian, daripada meningkatkan penglibatan media sosial kami sebanyak 20%, kepada menurunkan kadar lantunan tapak web kami sebanyak 10%, kepada meningkatkan ROI kami pada kempen digital sebanyak 15%.

Walaupun kepintaran profesional Sarah sangat berharga kepada Media A & B, dia juga seorang pemain pasukan yang hebat. Optimis, menarik dan mudah untuk bergaul, Sarah adalah kegembiraan sebenar berada di pejabat dan memupuk banyak hubungan positif dalam jabatan kami serta di seluruh syarikat.

Dengan itu, saya sangat yakin dengan cadangan saya dan percaya bahawa Sarah akan sangat sesuai untuk Sabre Marketing & PR. Jika anda ingin bercakap lebih lanjut tentang pengalaman saya bekerja dengan Sarah, sila e-mel saya di melissa@abmedia.com atau hubungi saya di 555-555-5555.

Yang ikhlas,

Melissa Bradley
Pengarah Pemasaran, A & B Media

Kembangkan

Sumber Artikel

  1. CareerOneStop. ' Rujukan .' Diakses pada 19 Mac 2021.