Pencarian Kerja

Cara Memulakan Surat Dengan Contoh Ucapan Profesional

Isi kandunganKembangkanIsi kandungan imej menunjukkan sepasang tangan menulis pada dua keping kertas. Tajuk berbunyi:

Melissa Ling / The Balance



/span>

Apakah cara terbaik untuk memulakan surat? Apabila menulis surat untuk tujuan profesional, ucapan yang sesuai adalah penting. Ucapan anda menetapkan nada untuk surat atau e-mel anda, dan merupakan penunjuk tulisan anda kemahiran komunikasi .

Pilihan untuk Memulakan Surat

Apabila membuat keputusan sapaan yang hendak digunakan , anda harus mempertimbangkan sama ada, dan sejauh mana, anda mengenali orang itu. Jawapannya akan menentukan bagaimana anda memulakan surat anda. Adalah penting untuk menggunakan ucapan rasmi dan profesional apabila anda tidak mengenali penerima surat atau e-mel anda dengan baik.

Salam Peribadi

Bila hendak menggunakan nama pertama seseorang: Jika anda menulis kepada seseorang dalam kapasiti profesional yang anda kenali secara peribadi selama bertahun-tahun, adalah wajar untuk menggunakan nama pertama mereka sahaja.

Salam Profesional

Bila hendak menggunakan sapaan profesional: Jika anda tidak mengenali orang itu dengan baik, ia adalah terbaik untuk digunakan Encik, Cik, atau Dr. sebagai salam surat perniagaan yang sesuai . Jika anda mempunyai sebarang keraguan tentang sapaan yang harus anda gunakan, silap langkah berhati-hati dan gunakan gaya ucapan yang lebih formal.

Gunakan Sapaan Rasmi

Pastikan ia formal: Cuba elakkan godaan untuk memulakan surat profesional anda dengan sapaan tidak rasmi seperti 'Hello,' 'Salam,' 'Hai,' atau 'Selamat Pagi' jika anda tidak tahu nama orang yang dihubungi anda.

Walaupun ucapan tidak rasmi itu baik untuk e-mel kasual kepada rakan atau bahkan untuk e-mel yang lebih formal yang mungkin anda hantar kepada kumpulan orang, dalam surat profesional anda perlu menggunakan sapaan peribadi dengan sama ada nama pertama dan/atau nama keluarga ('Dear Encik Doe') atau jawatan ('Pengurus Pengambilan yang dihormati').

Sentiasa pastikan anda menyemak semula ejaan nama penerima. Jika tidak, anda akan membuat tanggapan yang buruk dari permulaan surat anda.

Tanda baca

Ingat juga untuk memasukkan tempoh selepas 'En.' dan 'Cik' dan ikut tabik hormat anda dengan titik bertindih (cth., 'Cik Doe yang dihormati:').

Contoh Ucapan Surat Ikhtisas

Ucapan ini semuanya sesuai untuk komunikasi profesional.

Apabila anda mengenali orang itu dengan baik:

  • Sayang Cindy
  • Hai Peter
  • Hello Bob

Apabila anda tahu nama orang itu:

  • Tuan/Puan yang dihormati Nama terakhir; cth., Encik Dolan yang dihormati atau Cik Butler yang dihormati
  • Tuan/Puan yang dihormati Nama pertama nama akhir; cth., Encik Martin Haynes yang dihormati atau Cik Melissa Tandor yang dihormati
  • Nama Keluarga yang dihormati; cth., Michael Cairns yang dihormati

Apabila anda tidak tahu jantina orang itu:
Apabila anda mempunyai nama tetapi tidak pasti tentang jantina orang yang anda tulis, anda boleh meninggalkan nama kehormat dan menggunakan nama pertama dan nama keluarga sahaja. Sebagai contoh:

  • Robin Miller yang dihormati
  • Jamieson Cavanaugh yang dihormati

Cuba Cari Orang Hubungan

Jika boleh, gunakan nama kenalan apabila anda menulis. Ini menjadikan surat anda lebih peribadi, dan ia mewujudkan hubungan segera dengan pembaca. Jika anda tidak mempunyai nama kenalan, lakukan penyelidikan untuk mengetahui orang yang tepat untuk mengalamatkan surat anda .

Ia tidak mengambil banyak masa tambahan untuk membuat percubaan mencari nama, dan sentimen yang disampaikannya adalah berbaloi. Ia berbaloi untuk dicuba, walaupun anda tidak berjaya.

Kadangkala nama itu akan berada di tapak web syarikat, atau anda mungkin dapat mencari orang yang sesuai di LinkedIn. Mungkin salah seorang daripada rakan sekerja atau kenalan anda tahu siapa orang yang sesuai. Anda juga boleh menghubungi pejabat orang yang tidak dikenali yang anda tulis dan meminta nama daripada penyambut tetamu dengan menerangkan sebab anda menelefon.

Sebagai contoh: 'Saya sedang memohon kerja dengan syarikat awak. Bolehkah anda beritahu saya nama Pengurus Pengambilan anda supaya saya tahu kepada siapa alamat surat lamaran saya ?'

Apabila Anda Tiada Orang Yang Dihubungi

Kadangkala, walaupun anda telah berusaha sebaik mungkin, anda tidak dapat mencari nama untuk dialamatkan surat anda. Dalam kes itu, anda mempunyai pelbagai pilihan, semuanya adalah profesional dan sesuai.

Lebih banyak maklumat yang anda ada tentang tempat anda menghantar surat, lebih baik. (Contohnya, jabatan sumber manusia syarikat, atau pengurus jabatan yang berkaitan dengan pertanyaan anda.) Dengan cara ini, anda boleh membuat pilihan yang lebih disasarkan apabila memilih ucapan anda.

Jika anda tidak mempunyai orang yang boleh dihubungi, terdapat pelbagai pilihan untuk dipilih:

  • Pengurus Pengambilan yang dihormati
  • Pengurus Sumber Manusia yang dihormati
  • Pasukan Pengambilan yang dihormati
  • Perekrut [Nama Syarikat] yang dihormati; cth., Perekrut Syarikat ABC yang dihormati
  • Perekrut [Nama Jabatan] yang dihormati; cth., Perekrut Sokongan IT yang dihormati
  • Pasukan [Nama Jabatan] yang dihormati; cth., Perekrut Produk Yang Dihormati
  • salam sejahtera
  • Tuan atau Puan yang dihormati (ini sudah lapuk, jadi elakkan jika boleh)
  • Kepada sesiapa yang berkenaan (gunakan jika anda tidak mempunyai pilihan lain yang boleh dilaksanakan)

Salam Mengelak

Ucapan berikut tidak sesuai untuk surat rasmi atau mesej e-mel:

  • Selamat Hari
  • Selamat Pagi atau Petang (anda tidak tahu bila mereka akan menerima surat atau mesej e-mel)
  • Hai
  • Hai
  • Hey
  • Hai Di sana

Petua Menulis dan Menghantar Surat

salam

Mulakan surat anda dengan ucapan yang sesuai, seperti yang disenaraikan di atas.

Perenggan Pertama

Selepas salam anda, mulakan perenggan pertama anda, yang biasanya merupakan pengenalan yang membolehkan pembaca mengetahui siapa anda dan perkara yang anda tulis. Sekiranya anda mempunyai kenalan bersama yang merujuk anda kepada pembaca, anda harus menyebut mereka pada masa ini .

Badan Surat

Isi surat anda biasanya terdiri daripada satu atau dua perenggan teks. Di sini, anda boleh menghuraikan tema surat anda dan memberikan butiran sokongan untuk subjek tersebut.

Anda perlu memastikannya ringkas dan berkaitan dengan orang dan topik.

Teliti tetapi jangan ulangi diri anda atau teruskan tentang butiran yang tidak penting.

Kesimpulan

Seterusnya, anda perlu meringkaskan surat anda. Ringkasan anda hendaklah termasuk ucapan terima kasih kepada orang tersebut atas masa dan pertimbangannya. Jika anda merancang untuk membuat susulan kemudian, anda juga boleh memberikan butiran masa dan cara anda akan menghubunginya.

Pilihan Penutupan

Selesaikan anda surat profesional dengan penutup , seperti 'Ikhlas' atau 'Salam.' Jika anda bercadang untuk menghantar surat melalui perkhidmatan pos, tandatangan anda hendaklah diikuti dengan nama yang anda taip.

Jika anda menghantar e-mel, nama yang anda taip hendaklah diikuti dengan maklumat hubungan anda, yang boleh anda taip secara manual atau melakukannya secara automatik untuk anda. Ini bagaimana untuk menyediakan tandatangan e-mel automatik .

Pengambilan Utama

PILIH UCAPAN FORMAL: Apabila anda tidak mengenali orang yang anda tulis dengan baik, jangan gunakan sapaan biasa.

CUBA CARI ORANG YANG DIHUBUNGI: Jika anda tidak menemui orang yang boleh dihubungi, anda boleh menggunakan sapaan generik.

BACA SURAT ATAU EMEL ANDA: Apabila anda menghantar surat-menyurat profesional, penting untuk menyemak dokumen anda dengan teliti sebelum anda menghantarnya.