Surat & E-Mel

Cara Menangani Surat Perniagaan atau Profesional

Lelaki membuka mel di pejabat rumah

••• Studio Hill Street / Getty Images



Isi kandunganKembangkanIsi kandungan

Dalam era menghantar mesej dan mesej langsung ini, kadangkala sukar untuk mengingati semua yang anda pelajari di sekolah tentang menulis surat rasmi. Anda mungkin pergi bertahun-tahun dalam kerjaya anda tanpa perlu menulis lebih daripada satu e-mel yang kelihatan profesional . Walau bagaimanapun, penulisan surat profesional adalah kemahiran penting apabila anda mencari pekerjaan, rangkaian kerjaya atau menghantar surat-menyurat lain yang berkaitan dengan perniagaan.

Apabila ia datang untuk mencari kerja, anda perlu menarik diri dari semua perhentian untuk kelihatan profesional. Kasual tidak akan berkesan apabila anda cuba menarik perhatian pengurus pengambilan pekerja dan menonjol daripada pesaing anda. Perkara pertama yang dilihat oleh bakal majikan ialah bagaimana surat itu ditangani, jadi mengikut peraturan yang betul untuk menangani surat atau surat-menyurat profesional adalah penting untuk komunikasi berkaitan kerjaya dan perniagaan anda.

Pertama sekali, apabila anda menulis surat atau menghantar mesej e-mel untuk tujuan pekerjaan atau perniagaan, adalah penting untuk menggunakan bahasa formal semasa menangani individu yang anda tulis melainkan anda mengenali mereka dengan baik.

Jika anda tidak pasti sama ada anda perlu menggunakan bentuk alamat rasmi atau kasual (nama pertama), silap di sisi profesionalisme dan gunakan sebutan rasmi.

Cara Menangani Surat: Encik, Dr., Cik, atau Puan.

Gelaran yang sesuai digunakan semasa menulis kepada lelaki ialah Encik Untuk wanita, gunakan Cik, walaupun anda tahu status perkahwinan penerima. Cik lebih profesional daripada Cik atau Puan , yang mungkin kelihatan ketinggalan zaman.

Untuk doktor perubatan atau seseorang yang mempunyai Ph.D., gunakan Dr. sebagai gelaran. Sebagai alternatif, anda juga boleh menggunakan Profesor jika anda menulis kepada ahli fakulti universiti atau kolej.

Jika anda tidak mengetahui identiti jantina orang yang anda tuju, gunakan sapaan neutral jantina dan masukkan sahaja nama pertama dan nama keluarga mereka, cth., 'Dear Tristan Dolan.'

Contoh Ucapan Surat

Banyak surat salam adalah sesuai untuk surat-menyurat berkaitan perniagaan dan pekerjaan, termasuk:

  • Encik Smith yang dihormati
  • Cikgu Markham yang dihormati
  • Kiley Doe yang dihormati
  • Dear Dr Haven
  • Profesor Jones yang dihormati

Ikuti ucapan dengan bertindih atau koma, kemudian gunakan pemisah baris dan mulakan perenggan pertama surat anda. Sebagai contoh:

Encik Smith yang dihormati:

Perenggan pertama surat itu.

Mencari Orang Hubungan

ilustrasi tentang mencari orang yang dapat dihubungi

Alison Czinkota  Baki 2018

Anda tidak perlu mengetahui nama orang yang anda tuju, tetapi ia tidak menyakitkan, dan sebenarnya, ia boleh memberi kesan positif terutamanya jika anda cuba mendapatkan temu duga kerja. Menggunakan nama boleh menjadi satu cabaran kerana majikan sering gagal memberikan nama kenalan dalam iklan pekerjaan, terutamanya di tapak carian pekerjaan yang besar.

Patut dicuba cari orang yang boleh dihubungi kerana meluangkan masa untuk mengetahui nama orang itu akan menunjukkan inisiatif peribadi. Ia juga menunjukkan perhatian terhadap perincian yang akan bercakap dengan baik untuk anda apabila resume anda sedang disemak.

Cara terbaik untuk mencari nama kenalan di syarikat adalah dengan bertanya. Jika anda merangkaikan cara anda ke sesuatu jawatan, minta kenalan rangkaian anda untuk nama dan alamat e-mel orang yang terbaik untuk bercakap tentang jawatan tersebut. Jika tidak, hubungi nombor utama syarikat dan minta penyambut tetamu untuk nama dan maklumat hubungan pengurus sumber manusia (HR) yang bertanggungjawab untuk pengambilan pekerja (atau ketua jabatan itu-dan-itu, dsb.).

Jika kedua-dua kaedah tersebut tidak berfungsi, anda selalunya boleh mendedahkan maklumat yang anda cari dengan melakukan sedikit penyelidikan internet. Mulakan dengan laman web syarikat dan cari kakitangan tersenarai. Anda selalunya akan melihat kenalan HR pada halaman kakitangan atau direktori syarikat.

Jika itu tidak membuahkan hasil, sudah tiba masanya untuk menekan LinkedIn dan melakukan carian lanjutan untuk tajuk pekerjaan dan nama syarikat. Dalam proses itu, anda mungkin mencari yang lain sambungan kepada orang yang anda cari . Itu tidak pernah menjadi perkara yang buruk apabila anda cuba mendapatkan seseorang untuk melihat resume anda.

Contoh Surat Bersama Orang Yang Dihubungi

Nama pertama nama akhir
Alamat anda
Bandar Anda, Poskod Negeri
Nombor telefon anda
Emel anda

Tarikh

Nama Kenalan
Tajuk
nama syarikat
Alamat
Bandar, Poskod Negeri

Tuan/Puan yang dihormati Nama terakhir,

Saya menulis mengenai acara rangkaian kerjaya pelajar universiti anda yang akan datang. Saya berminat untuk menempah booth kerana kami sedang mencari untuk mengupah dua pereka baru.

Nama syarikat kami ialah Blue Fox Designs, dan saya ingin berhubung dengan beberapa pelajar reka bentuk dan seni anda yang akan menamatkan pengajian tahun ini. Kami memberi tumpuan kepada reka bentuk dan hiasan dalaman rumah kontemporari.

Sila beritahu saya jika anda mempunyai ruang di acara anda. Anda boleh menghantar e-mel kepada saya di myname@anemail.com atau hubungi telefon bimbit saya di 555-555-5555.

Yang ikhlas,

Tandatangan (untuk surat salinan keras)

Nama Anda Ditaip

Kembangkan

Apabila Anda Tiada Orang Yang Dihubungi

Jika anda tidak mempunyai orang yang boleh dihubungi di syarikat itu, sama ada tinggalkan salam daripada surat lamaran anda dan mulakan dengan perenggan pertama atau gunakan salam am . Sebagai contoh:

  • Kepada sesiapa yang berkenaan
  • Pengurus Pengambilan yang dihormati
  • Pengurus Sumber Manusia yang dihormati
  • Tuan atau Puan yang dihormati ( berhati-hati menggunakan yang ini, ia boleh terdengar kuno )

Ikuti penghormatan umum dengan kolon, seperti ini:

Pengurus Pengambilan yang dihormati:

Perenggan pertama surat itu.

Contoh Surat Tanpa Orang Yang Dihubungi

Nama pertama nama akhir
Alamat anda
Bandar Anda, Poskod Negeri
Nombor telefon anda
Emel anda

Tarikh

Pengurus Pengambilan yang dihormati:

Saya menulis untuk bertanya tentang kemungkinan sebarang peluang pekerjaan di Woodlynn Publishing. Secara khusus, saya sedang mencari jawatan sebagai pembantu tadbir. Saya mempunyai enam tahun pengalaman sebagai pembantu tadbir di Wedgewood Realty di North Grove, tetapi saya akan berpindah ke kawasan anda bulan depan jadi saya sedang mencari jawatan baharu.

Jika anda mempunyai sebarang peluang yang tersedia, sila beritahu saya. Saya telah melampirkan resume saya untuk pertimbangan anda. Pengurus saya sekarang, John Anderson, dan dua rakan sekerja saya sangat bersedia untuk memberikan rujukan untuk membuktikan kelayakan saya.

Anda boleh menghubungi saya di myname@myemail.com atau melalui telefon di 555-555-5555. Saya berharap untuk mendengar daripada anda.

Yang ikhlas,

Tandatangan (untuk surat salinan keras)

Nama Anda Ditaip

Kembangkan

Cara Menangani Sampul Surat

Gunakan sampul surat bersaiz perniagaan (#10) untuk semua surat-menyurat yang dihantar, lipat surat anda kepada pertiga.

  • alamat pemulangan anda ( nama, alamat jalan, bandar, negeri dan poskod ) hendaklah berada di bahagian atas sebelah kiri sampul surat.
  • Pastikan nama dan alamat penerima ( orang hubungan, syarikat, alamat jalan, bandar, negeri dan poskod ) berpusat pada sampul surat.
  • Letakkan setem pos di sudut kanan atas sampul surat.

Kemahiran Komunikasi Profesional

Menangani dengan betul a surat perniagaan atau profesional bukan kemahiran yang anda perlukan apabila anda mencari pekerjaan. Sebaik sahaja anda bekerja, akan ada masa anda perlu menulis surat yang memerlukan ucapan rasmi dan salam hormat .