Cabaran dan Faedah Pengurusan Matriks di Tempat Kerja

•••

Imej Morsa / DigitalVision / Getty Images

Pengurusan matriks biasanya digunakan dalam organisasi untuk berkongsi pekerja dan sumber merentas fungsi. Dalam sistem pengurusan matriks, individu mempunyai laporan utama kepada bos sambil bekerja untuk satu atau lebih pengurus, biasanya pada projek.

Terdapat pelbagai jenis gaya pengurusan matriks, dan kaedah yang berbeza untuk mengatasi cabaran yang datang bersamanya. Anda harus tahu sama ada sesuai untuk menggunakan pengurusan matriks dan gaya yang perlu anda gunakan.

Di mana Pengurusan Matriks Masuk akal

Pengurusan matriks sesuai untuk berkongsi bakat dan kemahiran merentasi jabatan. Ia merupakan sistem yang sangat berguna apabila membangunkan produk baharu—ia membolehkan individu daripada fungsi berbeza dalam organisasi bekerja di bawah pengurus projek untuk mencipta sesuatu yang baharu dan unik. Ini memberikan pasukan keupayaan untuk menggunakan set kemahiran yang pelbagai daripada pelbagai disiplin, mengukuhkan pasukan projek.

Ia juga merupakan cara yang baik untuk mengurangkan kos—pendekatan matriks untuk projek biasanya lebih murah daripada menubuhkan pasukan projek yang berdedikasi. Kepelbagaian ahli pasukan menjadikan pasukan lebih baik daripada banyak pasukan berfungsi semata-mata.

Di mana Pengurusan Matriks Tidak Ideal

Walaupun terdapat banyak potensi manfaat untuk gaya fleksibel struktur pasukan ini, terdapat beberapa keadaan di mana ia tidak sesuai. Ini termasuk:

• Projek yang diramalkan untuk jangka masa panjang. Pasukan yang berdedikasi dengan tugasan tetap mungkin optimum
• Situasi di mana kemahiran seseorang pekerja adalah misi kritikal kepada fungsi tertentu. Berkongsi individu ini boleh mengurangkan keberkesanan fungsi itu

Varieti Gaya Pengurusan Matriks

Jenis-jenis gaya pengurusan matriks bergantung pada kuasa yang diberikan kepada pengurus projek yang mengetuai inisiatif merentas fungsi. Terdapat tiga jenis gaya pasukan projek: matriks lemah, matriks seimbang dan pasukan matriks kuat.

Format matriks keras adalah serupa dengan pasukan khusus, di mana ahli pasukan mempunyai garis pelaporan yang jelas kepada pengurus projek. Pengurus projek ialah pengurus berfungsi sehingga projek tamat. Secara amnya, fungsi yang dimiliki oleh ahli pasukan kehilangan orang itu sepanjang tempoh projek.

Dalam borang matriks seimbang, ahli pasukan melaporkan kepada pengurus projek dan pengurus berfungsi. Dalam bentuk ini, ahli biasanya dijangka bekerja pada projek dan dalam fungsi mereka, memastikan kedua-dua pengurus dimaklumkan.

Bentuk matriks yang lemah biasanya bermakna pengurus projek perlu berkomunikasi dengan pengurus berfungsi setiap ahli pasukan masing-masing. Setiap ahli melaporkan kepada pengurus fungsi mereka untuk tugasan pada kedua-dua fungsi dan projek yang ditugaskan kepada mereka.

Cabaran dengan Pengurusan Matriks

Walaupun terdapat banyak faedah pendekatan pengurusan matriks, terdapat cabaran juga. Sebilangan ini termasuk:

• Potensi peserta untuk berkonflik antara pelbagai pengurus dan keutamaan
• Kekeliruan komunikasi antara dan merentas projek dan fungsi
• Kehilangan kejelasan tentang siapa yang bertanggungjawab penilaian prestasi
• Tiada penentuan tanggungjawab untuk kejurulatihan dan pembangunan profesional
• Pengurangan keupayaan individu apabila peserta mula merentasi terlalu banyak inisiatif
• Mengurangkan keberkesanan dalam kalangan pasukan berfungsi yang telah bekerjasama untuk beberapa lama
• Kehilangan pembelajaran organisasi dan pembelajaran berpasukan kerana individu terlibat hanya dalam tempoh yang singkat

Untuk mengurangkan kekeliruan, konflik dan kehilangan kejelasan, tanggungjawab harus ditakrifkan dalam piagam projek atau dipersetujui oleh pengurus yang terlibat.

Ahli-ahli yang ditugaskan untuk projek perlu disemak dengan teliti untuk memastikan mereka mampu mengendalikan peningkatan dalam jumlah kerja. Bentuk gaya matriks yang berbeza harus diterokai untuk memastikan yang sesuai dipilih untuk keupayaan ahli pasukan dan firma.

Dokumentasi hendaklah teliti dan sepanjang projek untuk melindungi pelajaran yang dipelajari dan menyediakan maklumat penilaian untuk ahli pasukan.

Kunci Kejayaan Pekerja

Bekerja dalam persekitaran matriks boleh mendatangkan ganjaran dan mengecewakan. Pendedahan anda kepada inisiatif dan rakan sekerja yang berbeza akan menyokong pembelajaran dan pembangunan perhubungan. Walau bagaimanapun, adalah penting bagi pekerja yang bekerja dalam matriks untuk memahami pendekatan firma anda terhadap penilaian dan pembangunan anda. Beberapa tindakan yang boleh anda ambil sebagai ahli pasukan matriks ialah:

• Selesaikan identiti pengurus pelaporan utama anda
• Jelaskan cara input pelbagai pengurus matriks anda akan ditangkap dan ditunjukkan dalam penilaian prestasi anda
• Kekalkan dialog biasa dengan pengurus laporan anda untuk memaklumkan mereka tentang kemajuan dan keutamaan anda
• Kenal pasti keutamaan yang bercanggah dan perbincangan broker antara pelbagai pengurus untuk menjelaskan sebarang kekeliruan
• Ambil inisiatif untuk mencadangkan atau menggalakkan laporan kepada pengurus anda untuk melabur dalam pembangunan profesional anda melalui latihan, pendidikan dan bimbingan
• Dapatkan sokongan pengurus matriks anda untuk usaha ini
• Dokumen semua. Taipkan memo kepada diri sendiri setiap hari mengenai komplikasi dan kejayaan. Dengan cara ini, anda mempunyai dokumentasi prestasi dan kerja anda sepanjang projek

Terdapat kebaikan dan keburukan bagi setiap struktur dan pendekatan pengurusan. Pengurusan matriks tidak sesuai dalam setiap keadaan, dan ia boleh menimbulkan tekanan kepada peserta apabila permintaan melebihi masa dan sumber yang ada.

Pengurusan matriks boleh menawarkan akses kepada pengetahuan khusus secara sementara sambil menjadi lebih kos efektif daripada bergantung pada pasukan khusus. Menjayakan pengurusan matriks memerlukan penglibatan aktif dan komunikasi semua pihak.