Pengurusan & Kepimpinan

Pengurusan Projek Asas 101

Pengurus Projek dalam mesyuarat perancangan

••• Imej Maskot / Getty



Isi kandunganKembangkanIsi kandungan

Pengurusan projek adalah salah satu komponen paling kritikal dalam perniagaan yang berjaya. Ia menjejaskan hasil dan liabiliti, dan ia akhirnya berinteraksi dengan kepuasan dan pengekalan pelanggan atau pelanggan. Syarikat anda mungkin hanya mempunyai satu projek dalam kerja pada satu-satu masa, manakala syarikat dan entiti yang lebih besar mungkin menyesuaikan beberapa projek sekaligus. Mengikut sifat mereka, projek adalah sementara.

Projek adalah cara ke arah matlamat, dan matlamat akhirnya akan tercapai. Perniagaan anda mungkin beralih kepada projek lain...atau tidak. Ia mungkin objektif sekali sahaja.

Projek mendorong keperluan yang semakin meningkat dalam tenaga kerja. Institut Pengurusan Projek menganggarkan bahawa, dalam tempoh 2010–2020, lebih daripada 15 juta jawatan pengurusan projek baharu akan ditambah di seluruh dunia.

Apakah Pengurusan Projek?

Pengurusan projek bukanlah keseluruhan operasi syarikat anda. Ia hanya satu segmen, projek tertentu dengan terperinci rancangan bagaimana anda dan perniagaan anda akan mencapai matlamat tersebut. Ia adalah pelan yang diperincikan dalam satu siri langkah, setiap satu daripadanya sama pentingnya dengan yang lain. Anda mesti mencapai satu untuk meneruskan dengan betul ke seterusnya.

Fikirkan pengurusan projek sebagai tangga yang mesti anda panjat. Anda tidak boleh melompat ke atas. Anda mesti mengambilnya mengikut anak tangga untuk kecekapan yang terbaik. Pasukan anda mesti menggunakan alatan yang disediakan untuk mereka serta kepakaran dan pengetahuan mereka untuk melaksanakan setiap langkah dan meneruskan ke langkah seterusnya.

Cukup mudah untuk mengatakan anda ingin sampai ke Kotak A, jadi anda akan mengambil 25 langkah ke arah itu. Tetapi anda juga mesti mengambil kira pertimbangan masa ke dalam rancangan projek anda, dan kemungkinan besar anda perlu bekerja mengikut bajet. Anda mungkin merangkak 25 langkah itu atau anda mungkin berjoging. Ia bergantung pada seberapa cepat anda mesti sampai ke sana untuk kejayaan menyiapkan projek. Anda boleh menjimatkan wang dengan berjalan kaki, atau anda boleh mengupah pemandu. Ia bergantung pada belanjawan yang anda dedikasikan untuk projek itu.

Tiada pendekatan, sistem atau rancangan yang sesuai untuk semua. Setiap projek yang anda dan syarikat anda tangani kemungkinan besar mempunyai garis masa, matlamat dan belanjawannya. Itulah sebabnya sangat penting untuk mempunyai pengurus projek yang bijak dan berbakat untuk menjalankan persembahan.

Unsur-unsur Projek

Pengurus projek yang berjaya mesti mengurus empat elemen asas projek secara serentak. Unsur-unsur ini saling berkaitan.

  • Skop: Ini melibatkan saiz, matlamat dan keperluan projek.
  • Sumber: Anda memerlukan orang, peralatan dan bahan di tempat.
  • Masa: Ini bukan sahaja menangani berapa banyak masa yang akan diambil oleh projek secara keseluruhan. Ia mesti dipecahkan kepada tempoh tugas, kebergantungan dan laluan kritikal.
  • wang: Mempunyai pemahaman yang kukuh tentang kos, kontingensi, dan keuntungan.

Elemen Paling Penting: Skop

Skop projek ialah definisi tentang apa yang sepatutnya dicapai oleh projek dan belanjawan masa dan wang yang telah dicipta untuk mencapai objektif ini. Sebarang perubahan pada skop projek mesti mempunyai perubahan padanan dalam belanjawan, masa, sumber atau ketiga-tiganya.

Jika skop projek adalah untuk membina bangunan untuk menempatkan tiga widget pada bajet $100,000, pengurus projek dijangka melakukannya. Jika skop ditukar kepada bangunan untuk empat widget, pengurus projek mesti mendapatkan perubahan yang sesuai dalam masa, wang dan sumber.

Sumber

Terdapat tiga aspek memahami dan mengurus sumber: orang, peralatan dan bahan.

Pengurus projek yang berjaya mesti mengurus dengan berkesan sumber yang diberikan kepada projek, termasuk ahli pasukan projek , kakitangan vendor, dan subkontraktor . Dia mesti memastikan bahawa miliknya pekerja mempunyai kemahiran dan alatan yang mereka perlukan untuk menyelesaikan kerja, dan dia mesti sentiasa memantau sama ada dia mempunyai orang yang mencukupi untuk menyiapkan projek pada tarikh akhir. Tugasnya adalah untuk memastikan setiap orang memahami tugas dan tarikh akhir projek.

Ahli kanan setiap kumpulan pekerja melaporkan kepada pengurus projek apabila dia menguruskan pekerja langsung, tetapi pekerja mungkin juga mempunyai pengurus baris yang memberikan arahan teknikal. Dalam situasi pengurusan matriks seperti pasukan projek, tugas pengurus projek adalah untuk memberikan hala tuju projek kepada pengurus baris. Menguruskan subkontrak buruh biasanya bermaksud mengurus ketua pasukan untuk pekerja subkontrak, yang seterusnya menguruskan pekerja tersebut.

Seorang pengurus projek mesti selalu mendapatkan peralatan dan bahan dan menguruskan penggunaannya juga supaya pasukan boleh beroperasi dengan cekap. Dia bertanggungjawab untuk menyediakan peralatan dan bahan yang sesuai di lokasi yang betul pada masa yang sesuai.

Masa

Tiga elemen pengurusan masa yang berjaya ialah tugas, jadual dan laluan kritikal.

Bina jadual projek dengan menyenaraikan, mengikut susunan, semua tugas yang mesti diselesaikan. Sesetengah mesti dilakukan secara berurutan manakala yang lain boleh bertindih atau dilakukan seiring. Tetapkan tempoh untuk setiap tugasan. Agihkan sumber yang diperlukan. Tentukan pendahulu—tugas apa yang mesti diselesaikan sebelum yang lain—dan pengganti, tugasan yang tidak boleh dimulakan sehingga tugasan satu sama lain selesai. Aspek pengurusan projek ini kadangkala dirujuk sebagai pengurusan air terjun kerana satu tugas mengikut yang lain dalam susunan yang lebih kurang berurutan.

Perisian pengurusan projek boleh memudahkan tugas mencipta dan mengurus jadual projek.

Sesetengah tugasan mempunyai sedikit fleksibiliti dalam tarikh mula dan tamat yang diperlukan. Ini dipanggil 'terapung.' Tugas lain tidak mempunyai fleksibiliti. Mereka mempunyai apungan sifar. Satu baris melalui semua tugas dengan apungan sifar dipanggil laluan kritikal . Semua tugasan di laluan ini—dan mungkin terdapat berbilang laluan selari—mesti disiapkan tepat pada masanya jika projek itu akan tiba pada tarikh akhirnya. Tugas pengurusan masa utama pengurus projek ialah memantau laluan kritikal.

Wang

Tiga pertimbangan dalam menguruskan wang ialah kos, kontingensi, dan keuntungan.

Setiap tugas mempunyai kos, sama ada itu waktu buruh pengaturcara komputer atau harga pembelian satu ela padu konkrit. Setiap kos ini dianggarkan dan dijumlahkan semasa menyediakan bajet projek .

Sesetengah anggaran akan lebih tepat daripada yang lain. Oleh itu, belanjawan projek hendaklah termasuk elaun luar jangka—wang yang diketepikan dalam belanjawan 'sekiranya' kos sebenar sesuatu item adalah sangat berbeza daripada anggaran.

Keuntungan ialah wang yang ingin diperoleh oleh syarikat daripada tugas itu. Ia diletakkan di atas kos.

Jadi belanjawan projek terdiri daripada anggaran kos, ditambah kontingensi, ditambah sebarang keuntungan. Tugas pengurus projek adalah untuk mengekalkan kos sebenar pada atau di bawah kos yang dianggarkan dan untuk memaksimumkan keuntungan yang diperoleh syarikat atas projek tersebut.

Pengurusan Projek Adalah Seni dan Sains

Pengurusan projek yang berjaya memerlukan latihan. Idea ini boleh memberi anda pemahaman asas tentang pengurusan projek tetapi menganggapnya sebagai permulaan sahaja. Jika kerja atau laluan kerjaya anda termasuk pengurusan projek, dan jika anda ingin meningkatkan kemahiran anda, berbincang dengan pengurus projek yang berjaya, baca dan amalkan. Pengurusan projek boleh menjadi kerjaya yang sangat bermanfaat.