••• Imej Cecilie_Arcurs / Getty
Isi kandunganKembangkan
Isi kandungan Mengapa pengurus projek tertentu membawa projek mereka tepat pada masanya, mengikut bajet dan dengan pelanggan yang berpuas hati manakala yang lain mengalami kesukaran? Mari kita lihat sepuluh tabiat yang dikongsi oleh pengurus projek yang sangat berjaya untuk mengetahui.
Tabiat ini disebut berulang kali dalam penilaian prestasi dan dalam semakan akhir projek di mana pelanggan, pasukan atau penaja menawarkan maklum balas kepada pengurus projek.
Anda tidak perlu mempunyai pengalaman sepuluh tahun untuk menyampaikan kejayaan setiap masa. Dengan mengubah tabiat anda dan meningkatkan kemahiran anda, anda boleh meningkatkan peluang projek anda berjaya secara drastik dan memberi diri anda masa yang kurang tertekan di tempat kerja juga.
#1. Menggunakan Pasukan yang Tepat
Yang paling berkesan dan berjaya pengurus projek mengetahui keupayaan ahli pasukan mereka. Ini bermakna mereka boleh memperuntukkan kerja yang betul kepada orang yang betul.
Menggunakan sumber yang salah pada tugasan boleh menyebabkan tugas itu mengambil masa yang lebih lama atau tidak dilakukan dengan baik. Ia membantu untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan individu yang bekerja dengan anda supaya anda boleh memperuntukkan mereka dengan terbaik untuk tugasan projek.
#2. Menguruskan Isu Projek
Semua projek terkena isu dari semasa ke semasa. Pengurus projek yang berjaya tidak membiarkannya membimbangkan mereka. Mereka tahu proses untuk pengurusan isu dan juga cara terbaik untuk menangani masalah apabila ia timbul.
Anda juga boleh melakukannya. Sebaik sahaja anda tahu cara menilai isu projek, anda akan mendapati pengurusan isu menjadi tabiat mudah untuk dimasukkan ke dalam rutin mingguan anda. Luangkan sedikit masa untuk menyemak log isu anda setiap minggu, dan tidak lama lagi anda akan mendapati bahawa tugas yang mudah untuk terus mengetahui pengurusan masalah.
#3. Menghadapi Perubahan
Projek direka untuk mengubah sesuatu, tetapi perubahan seperti itu berlaku kepada orang lain. Lebih sukar untuk mengurus perubahan yang ditujukan tepat kepada pasukan projek, mengganggu jadual projek yang terperinci dan mencipta kerja baharu serta timbunan kemas kini dokumentasi.
Pengurus projek yang berjaya mempunyai proses pengurusan perubahan yang mereka ikuti. Mengikuti langkah yang ditakrifkan memudahkan untuk mengubah sebarang tindakan menjadi kebiasaan kerana tindakan itu berstruktur dan berulang.
Proses pengurusan perubahan kelihatan seperti ini:
- Terima maklumat tentang perubahan
- Menilai perubahan
- Tetapkan berapa banyak kerja yang perlu dilakukan untuk melakukan perubahan
- Sediakan cadangan tentang sama ada ia berbaloi untuk diteruskan
Setelah anda menyediakan pengesyoran, minta penaja anda mendapatkan keputusan sama ada anda perlu memasukkan perubahan itu atau tidak. Anda boleh meluluskan sendiri beberapa perubahan kecil asalkan ia berada dalam bidang kuasa dan kuasa anda. Pengurus projek yang berjaya tahu bahawa menghadapi perubahan adalah sebahagian daripada tugas dan mereka mempunyai rancangan untuk menanganinya apabila ia timbul.
#4. Menguruskan Kos Projek
Berkemungkinan besar projek anda akan menanggung kos, walaupun anda sendiri tidak mempunyai kawalan penuh ke atas rentetan dompet. Mampu mengurus elemen kewangan dalam kawalan anda mestilah menjadi kebiasaan. Jika anda tidak mendekatinya dengan kerap dan rutin, anda akan mendapati pekerjaan itu menjadi begitu besar sehingga mustahil untuk melakukannya dengan baik.
Pengurus projek yang hebat sentiasa memantau perbelanjaan dengan sistem pemfailan yang berfungsi untuk invois, sebut harga dan anggaran. Biasakan menggunakan perisian belanjawan anda (walaupun itu hanya hamparan).
Anda tidak boleh mengurus kos projek anda sehingga anda mempunyai rancangan untuk perkara yang akan anda belanjakan. Ketahui cara membuat a bajet projek supaya anda boleh bermula.
#5. Kerja dalam kumpulan
Pasukan projek mungkin tidak bekerja secara langsung untuk anda. Jadi, mengapakah pembinaan pasukan sebahagian daripada tabiat pengurus projek yang berjaya? Ini kerana anda memerlukan pasukan anda untuk bekerjasama dengan berkesan dan anda memerlukan individu yang terlibat dalam projek itu untuk cepat sampai ke tahap di mana mereka mempercayai satu sama lain. Anda mendapatnya melalui membina pasukan. Berhati-hati dengan situasi di mana pasukan anda berantakan. Tingkah laku buli, khususnya, tidak boleh diterima.
#6. Memahami Proses
Tabiat keenam pengurus projek yang sangat berjaya ialah mereka memahami proses yang wujud dalam lingkungan kawalan mereka. Ini bermakna mereka tahu prosedur kerja yang perlu dipatuhi. Mereka tidak membuang masa untuk mencuba cara menulis kes perniagaan kerana mereka tahu bahawa terdapat prosedur untuk itu dan mereka boleh mengikuti langkah-langkah tersebut.
Pengurus projek yang paling berjaya bukanlah hamba kepada proses itu. Mereka tahu bila perkara yang betul untuk dilakukan ialah mengikuti proses tersebut. Mereka tahu bila lebih baik untuk mengubahnya sedikit untuk menjadikan tugasan secara keseluruhan lebih mudah untuk semua orang. Contohnya adalah menghapuskan birokrasi daripada projek kecil dengan menyesuaikan proses dengan sewajarnya.
#7. Mengemas kini Jadual
Jadual projek tidak boleh dibiarkan begitu sahaja. Pengurus projek yang paling berjaya akan membiasakan diri untuk sentiasa menyemak jadual mereka untuk ketepatan dan mengemas kininya.
Terdapat banyak cara untuk menjejak kemajuan projek anda. Perkara yang paling penting ialah anda melakukannya. Jika anda bergelut untuk menjadikan tabiat ini sendiri, kemudian tempah pertemuan singkat dalam diari anda dengan diri anda dan jadual anda sekali seminggu. Gunakan masa yang sama setiap minggu dan luangkan masa 30 minit untuk menyemak di mana anda berada dan di mana anda perlu berada. Buat pindaan yang diperlukan, beritahu pasukan dan teruskan projek.
Jika jadual anda berubah mempunyai kesan pada tarikh tamat untuk projek atau pada tarikh penghantaran untuk major peristiwa penting , kemudian bercakap dengan penaja anda. Anda tidak seharusnya mengubah asas pelan asas anda tanpa melalui proses kelulusan rasmi.
#8. Menguruskan Risiko Projek
Mengetahui perkara yang perlu dimasukkan dalam daftar risiko anda adalah satu perkara, tetapi lazimnya menyemaknya dan bertindak ke atas risiko yang dibangkitkan adalah sesuatu yang berbeza. Ia tidak mencukupi untuk menggunakan permulaan projek anda untuk mengenal pasti risiko dan kemudian tidak memikirkannya lagi. Pengurusan risiko perlu menjadi sebahagian daripada tabiat projek anda kerana tanpanya anda akan mendapati bahawa risiko bertukar menjadi isu dan menimbulkan masalah untuk anda.
Ia adalah satu lagi kawasan di mana proses standard dan tempahan slot tetap untuk melakukan semakan risiko boleh membantu. Anda boleh memasukkannya sebagai sebahagian daripada mesyuarat pasukan anda. Biasakan untuk menyemak risiko anda bersama pasukan, tutup mana-mana yang bukan lagi ancaman dan rancang tindakan untuk mereka yang ingin anda kurangkan.
#9. Masa Penjejakan
Pengurus projek tahu banyak tentang pengurusan masa projek , tetapi itu cenderung dalam domain penjadualan dan perancangan. Perkara yang kita bincangkan ialah penjejakan masa secara lebih teratur setiap hari. Kami bercakap tentang lembaran masa.
Pasukan projek selalunya tidak begitu berminat untuk menggunakan helaian masa jika mereka tidak melakukannya sebelum ini. Banyak alat perisian pengurusan projek mempunyai penjejakan masa yang wujud dalam produk. Itu boleh memudahkan untuk memperkenalkan suis kepada penjejakan masa sebagai satu pasukan.
Sama ada anda menjejaki masa pasukan anda atau tidak (yang disyorkan) adalah penting untuk anda mengetahui ke mana masa anda sendiri pergi dalam sehari. Anda harus membiasakan diri untuk mencatat cara anda menghabiskan masa anda. Ia akan membantu anda memahami sama ada anda meluangkan masa untuk tugas projek keutamaan teratas. Anda mungkin berfikir bahawa anda adalah, tetapi adakah anda? Helaian masa atau rakaman masa dalam beberapa bentuk akan membantu, walaupun ia hanya log setiap jam pada pad nota.
#10. Menyampaikan Perubahan Perniagaan
Akhir sekali, tabiat yang menjadikan pengurus projek paling berjaya adalah keupayaan mereka untuk menyamakan output projek dengan hasil perniagaan. Jika pengguna tidak menggunakan produk anda atau perisian itu cepat ketinggalan zaman atau pelanggan tidak begitu kagum seperti anda, maka projek anda telah membuang masa.
Pasukan projek yang paling berjaya memastikan mereka mengetahui hasil perniagaan yang mereka sasarkan. Mereka membina penyelesaian yang menyampaikan perubahan perniagaan itu dengan cara yang mampan. Apa yang mereka sampaikan apabila projek tamat digunakan sepenuhnya dan diterima pakai sepenuhnya oleh pelanggan. Ia satu kejayaan kerana ia telah dibina untuk menjadi kejayaan dari awal.
Memahami objektif perniagaan ialah kriteria utama bagi mana-mana pengurus projek yang ingin memberi kesan kepada pelanggan dan pihak berkepentingan . Jika anda boleh menunjukkan bahawa anda telah menyampaikan sesuatu yang bernilai, maka adalah mudah untuk menunjukkan kesan yang anda ada dan nilai yang anda bawa kepada syarikat.
Biasakan bertanya kepada pihak berkepentingan anda tentang nilai perniagaan yang mereka jangkakan dan cara mereka mahu menggunakan apa sahaja yang projek anda berikan untuk mereka. Bercakap dengan mereka tentang cara mereka mentakrifkan kejayaan. Anda boleh membina ini menjadi proses yang boleh diulang pada permulaan setiap projek.